Esigenza:
Tracciare in modo puntuale le informazioni richieste dalla grande distribuzione, gestire lotti e scadenze dei box multiprodotto, personalizzare le etichette cliente per cliente.
SOLUZIONE:
Portant 5.0 integrato con i gestionali già presenti in azienda, con tracciabilità di lotto e vettore, proposta automatica del lotto corretto e personalizzazione delle etichettature.
Riccione Piadina produce piadina e lievitati a San Giovanni in Marignano, in provincia di Rimini, e rifornisce la grande distribuzione in Italia e all’estero. Fino a poco tempo fa una parte delle informazioni che la GDO richiede veniva registrata a mano.
Oggi lotti, scadenze, vettori ed etichette passano da Portant 5.0. In questo caso studio raccontiamo che cosa non funzionava, che cosa è stato costruito e come è cambiato il lavoro in azienda, con le parole di Andrea Bruno di Riccione Piadina.
Un software gestionale per aziende alimentari è una soluzione che segue il prodotto dalla materia prima alla consegna: tiene insieme lotti, scadenze, etichette e documenti di trasporto, e permette di dimostrare la tracciabilità a un cliente della GDO o a un ispettore.
L’azienda: la Romagna che si esporta
Riccione Piadina nasce nei primi anni Novanta dalla passione di Roberto Bugli per un impasto di farina, acqua, sale e strutto. In poco più di trent’anni la confezione arancione dell’azienda è arrivata sulle tavole di mezza Italia e di buona parte d’Europa.
Oggi la produzione comprende la piadina in tutte le sue versioni e una linea di lievitati avviata di recente. Le materie prime sono romagnole e italiane, a partire dal grano; accanto allo stabilimento l’azienda ha aperto la Piadina Experience, il primo museo dedicato alla piadina romagnola.
A noi ci piace dire che la piadina è uno stato d’animo. Tutto quel sorriso, il sole, il mare di queste terre cerchiamo di portarle in tutta Italia.
Andrea Bruno, Riccione Piadina
Un’azienda così, che cresce e che vende alla GDO, si trova presto davanti a un problema di dati.
Il problema: la GDO chiede precisione, e il cartaceo non è più sufficiente
La grande distribuzione ha richieste puntuali su tracciabilità, documenti e tempi di consegna. Riccione Piadina rispondeva con il sistema che aveva, e una parte del lavoro finiva a mano.
La GDO ha delle necessità molto particolari e prima, con il sistema che avevamo, non riuscivamo a tracciare tutta una serie di informazioni in modo puntuale. Dovevamo tracciarlo davvero manualmente.
Tre nodi in particolare rallentavano il lavoro.
1. Il vettore giusto per quel cliente. Ogni catena della distribuzione lavora con trasportatori indicati e regole proprie. Senza un sistema che leghi il cliente al vettore, la verifica sta nella testa di chi prepara la spedizione, e il costo del trasporto per quel cliente resta un numero che si scopre a fine mese.
2. I box composti da più prodotti. Il marketing dell’azienda è attivo e propone spesso confezioni miste, box promozionali, gadget. Ogni prodotto dentro la scatola porta con sé un lotto e una scadenza diversa. Con il sistema precedente non era possibile ricavarli in automatico.
Volevamo creare dei box, dei prodotti composti da più prodotti. Nella soluzione di prima non riuscivamo ad avere questa soluzione di trovare lotto e scadenza in modo automatico.
3. Le etichette che cambiano da cliente a cliente. Lavorando in Italia e all’estero, per la GDO e per canali diversi, le richieste di personalizzazione sull’etichetta arrivano di continuo: lingue, diciture, formati, marchi del distributore.
Parecchi clienti ci chiedevano delle personalizzazioni. Prima non riuscivamo a farle.
La soluzione: Portant 5.0 configurato sul flusso alimentare
Il sistema adottato è Portant 5.0, la suite modulare di Digimark, integrata con i gestionali già presenti in azienda.
Il vettore diventa un dato fermo
Ogni cliente porta con sé il trasportatore idoneo, e il sistema lo propone al momento della spedizione. Il tempo che prima serviva a controllare resta libero, e i costi di trasporto diventano leggibili per cliente e per vettore.
Tracciare anche soltanto il trasportatore idoneo con il cliente ci faceva guadagnare tempo e ci faceva monitorare molto meglio anche i costi legati a quel cliente e a quel trasportatore.
Lotto e scadenza dei box vengono calcolati dal sistema
Quando si compone una confezione con più prodotti, Portant ricostruisce lotti e scadenze dei componenti e propone il lotto corretto da usare. La persona che prepara il box non deve più andare a cercare le date sulle singole referenze.
Con Digimark, essendo una soluzione molto personalizzabile, si è riusciti a unire nella box e quindi a fare anche i gadget, e il programma ti propone in automatico l’ultimo lotto corretto.
Etichette su misura, senza allungare i tempi
Il modulo di etichettatura gestisce le varianti richieste dai clienti e le collega all’anagrafica del prodotto e all’ordine. La personalizzazione smette di essere un lavoro straordinario e diventa una configurazione.
Adesso, con questo sistema, si è riusciti a velocizzarle e a farle molto più personalizzate come ci chiedevano loro.
E se il nuovo programma non parla con quelli che abbiamo già?
È la domanda che si fa chiunque abbia in casa un gestionale che funziona e non vuole rimetterlo in discussione. Anche in Riccione Piadina se l’erano posta prima di partire.
Uno dei timori che avevamo era che il nuovo programma non parlasse correttamente con tutti i gestionali che avevamo qua in azienda. In realtà questa cosa non è accaduta, perché si sono tranquillamente integrati.
L’altro fronte era il personale: chi lavora in reparto e in ufficio avrebbe dovuto usare il programma tutti i giorni.
Anche la parte di formazione da parte di Digimark è stata veloce, competente e molto presente. Di conseguenza non abbiamo avuto problemi né alla parte di integrazione di programmi né dalla parte di formazione del nostro personale.
I risultati
Il punto di partenza era una tracciabilità tenuta insieme a mano su una parte delle informazioni. Oggi Riccione Piadina:
- registra a sistema le informazioni che la GDO chiede, senza passaggi manuali
- collega ogni cliente al vettore corretto e legge i costi di trasporto per cliente
- compone box multiprodotto con lotto e scadenza proposti dal sistema
- personalizza le etichette per cliente e per mercato in tempi più brevi
- lavora con i gestionali già presenti in azienda, senza sostituirli
In un business veloce come ci stiamo sviluppando in questi ultimi anni c’è sempre più bisogno di velocità, di essere tracciabili e di essere molto più performanti. Grazie a Portant ci siamo riusciti, ci stiamo riuscendo, e siamo sicuri che da qui ad andare avanti ci continuerà ad aiutare verso i nostri obiettivi di business.
Andrea Bruno, Riccione Piadina
Perché a un’azienda alimentare che fornisce la GDO serve un gestionale di settore
Un gestionale generalista sa registrare quantità e ubicazioni. Un produttore alimentare deve gestire lotti, scadenze, etichette che cambiano per cliente e documenti che devono reggere un audit.
| Esigenza dell’azienda alimentare | Cosa fa il software |
|---|---|
| Richieste della GDO | Tracciabilità delle informazioni richieste dal cliente, registrate a sistema e non a mano |
| Vettori e trasporti | Vettore idoneo collegato al cliente, con costi di trasporto leggibili per cliente |
| Box e confezioni multiprodotto | Lotto e scadenza dei componenti ricavati in automatico, con proposta del lotto corretto |
| Etichettatura | Etichette personalizzate per cliente, mercato e lingua, collegate all’anagrafica prodotto |
| Tracciabilità di lotto | Storico completo dei movimenti, ricostruibile in entrambe le direzioni |
| Scadenze | Selezione dei lotti in uscita guidata dalla shelf life |
| Integrazione | Dialogo con i gestionali già presenti, senza sostituirli |
| Adozione | Formazione del personale in reparto e in ufficio, con assistenza nelle prime settimane |
Quando il magazzino diventa più complesso, il gestionale può essere affiancato da Kaos, il sistema di gestione della logistica con localizzazione in tempo reale. Dove il processo ha caratteristiche fuori standard si interviene con soluzioni software personalizzate, come è stato per i box multiprodotto di Riccione Piadina.
Domande frequenti sul software gestionale per aziende alimentari
Che cos’è un software gestionale per aziende alimentari?
È una soluzione che gestisce il prodotto lungo tutta la filiera, dalla materia prima alla consegna. Rispetto a un gestionale generico tratta lotti, scadenze, etichette, ricette e documenti di trasporto, e permette di ricostruire la storia di un lotto in caso di controllo o di reclamo.
Devo sostituire il gestionale che uso già?
No. Portant 5.0 si integra con i sistemi presenti in azienda. In Riccione Piadina il timore era proprio questo, e i programmi si sono integrati senza interventi straordinari.
Come si gestiscono le confezioni che contengono più prodotti?
Il sistema ricostruisce lotti e scadenze delle referenze che compongono la confezione e propone il lotto corretto da usare. Vale anche per box promozionali e gadget.
È possibile personalizzare le etichette per singolo cliente?
Sì. Le varianti richieste dal cliente vengono configurate e collegate al prodotto e all’ordine, comprese le diciture per i mercati esteri.
Quanto dura la formazione del personale?
Dipende dai moduli attivati. In Riccione Piadina il percorso ha coinvolto reparto e ufficio ed è stato seguito da Digimark nelle prime settimane di uso reale.
La tua azienda alimentare ha le stesse criticità?
Se una richiesta della GDO ti costringe ancora a cercare informazioni su più fogli, se il lotto di un box lo ricostruisci a mano o se una personalizzazione di etichetta ti blocca una consegna, analizziamo insieme una tua commessa reale.
Un nostro esperto guarda il flusso con te e ti dice dove stai perdendo tempo e margine.
