SOFTWARE E CAMBIAMENTO ORGANIZZATIVO

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Inserire o sostituire il software gestionale nelle aziende è un’operazione delicata, in quanto le procedure previste dal software possono modificare le abitudini organizzative esistenti.

Porta sicuramente a dei miglioramenti organizzativi interni, in quanto viene trasferito nell’azienda un vero e proprio metodo di lavoro che ha bisogno di tempo per entrare a regime e dispiegare così i suoi effetti positivi.

Le aziende al contempo non devono dimenticare che dietro uno strumento ci sono persone che lo devono sfruttare al meglio per ottenere maggiore produttività ed efficienza e che, molto spesso, devono essere dedicati tempo e energia a questo obiettivo. Anche a costo, talvolta, di cambiare ruoli e responsabilità all’interno della propria organizzazione. Se questo non accade si crea un gap tra risultati attesi e realtà difficilmente colmabile, che genera, come detto, un alto grado di insoddisfazione.

Sia la software house che propone il prodotto sia l’azienda che lo acquista devono avere ben presente che è necessario affrontare il problema di gestire l’integrazione tecnica con l’organizzazione e il personale. Non è un caso infatti che, in fase di start up, si ponga la necessaria attenzione a comporre le funzionalità del software sulla base della propria organizzazione (cioè sulla base delle proprie e reali esigenze) e si ponga particolare enfasi sul programma formativo tecnico necessario a sfruttare al meglio lo strumento che si è acquistato.

Le aziende più strutturate conoscono perfettamente il problema relativo al mettere in grado le proprie risorse umane di rendere al meglio, aumentando le performance di produttività e di efficienza. Per questo sono disposte a investire tempo e energie economiche in formazione tecnica iniziale.

Le software house, di conseguenza, saranno in grado di offrire (oltre ai servizi di supporto remoto) “pacchetti formativi” tecnici più o meno approfonditi per soddisfare le esigenze del proprio cliente e, nel contempo, “rassicurarlo” sul fatto che, in poche ore, il personale sarà perfettamente in grado di far fronte a tutti i problemi che si presenteranno.
L’errore che non si deve commettere è quello di seguire l’azienda solamente all’inizio del rapporto di fornitura, poiché che esigenze di un’azienda possono mutare, in breve tempo. Infatti un’azienda cresce, cambia il personale in entrata e in uscita, ha nuove opportunità.
Di conseguenza è costretta, se vuole rimanere competitiva, ad assecondare rapidamente il cambiamento. In particolare, deve tenere in considerazione che l’assetto organizzativo e l’integrazione dello stesso con gli strumenti software in dotazione non è immutabile ma, al contrario è dinamico, e si deve adattare alla nuova realtà.

Per questo motivo risulta assolutamente insufficiente l’approccio tradizionale delle software house che si limitano a fornire la formazione tecnica solo all’inizio del rapporto contrattuale. Sarebbe più utile che il programma di formazione tecnica fosse continuativo, in ragione del turnover del personale, delle innovazioni tecnologiche, della crescita dell’azienda.
Ma c’è di più: queste problematiche non si possono affrontare solo con la formazione tecnica. È assolutamente evidente che risulta più che mai necessario un approccio nuovo, di stampo più consulenziale, nel quale si condividano i metodi di lavoro, si stabiliscano insieme gli obiettivi da raggiungere e si stabilisca un iter operativo e organizzativo volto al raggiungimento degli obiettivi comuni.

Condividere le esperienze, tracciare un percorso con responsabilità condivise, offrire e usufruire di strumenti e servizi realmente utili e efficaci, migliorare facendo rete risulta essere il modo migliore di affrontare il cambiamento, cioè di rimanere competitivi.

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